PGNiG TERMIKA i Findwise - szybsze wyszukiwanie wewnętrznych dokumentów

Firma Findwise, dostawca rozwiązań z użyciem systemów wyszukiwawczych, zakończyła właśnie w PGNiG TERMIKA SA wdrożenie, którego celem jest ułatwienie pracownikom bieżącego dostępu do dokumentów regulujących pracę w Spółce.

Projekt dotyczy około 300 pracowników. Prace wdrożeniowe zostały poprzedzone przeprowadzeniem ankiety, szczegółowo analizującej problemy, z jakimi na co dzień musieli się mierzyć pracownicy PGNiG TERMIKA SA. Okazało się, że duża grupa pracowników miała powtarzające się problemy z wyszukiwaniem potrzebnych im informacji. „Na podstawie wyników ankiety, która pokazała średni czas dostępu do pożądanych informacji oraz biorąc pod uwagę oczekiwania wobec narzędzi do poszukiwania informacji zdecydowaliśmy, że rozwiązanie tych problemów, to dla nas jedno z kluczowych zadań." - powiedział Dariusz Gawryś, Dyrektor Departamentu IT i Administracji w PGNiG TERMIKA SA. Ankieta wykazała, że 52% badanych pracowników potrzebowało ponad 10 minut na znalezienie informacji. Aż 96% respondentów oczekiwało wdrożenia lepszych narzędzi do wyszukiwania oraz odnajdywania informacji, licząc na to, że ich praca stanie się bardziej efektywna i łatwiejsza.

„Zależało nam na skróceniu średniego czasu dotarcia do właściwej informacji, a dzięki temu na zwiększeniu efektywności oraz podniesieniu satysfakcji pracowników z wykonywanej pracy" – dodał Dariusz Gawryś. „Dzięki zakończonemu właśnie wdrożeniu rozwiązania opracowanego przez Findwise, nasi pracownicy mają ułatwiony dostęp do informacji pochodzących z różnych źródeł danych w dedykowanym interfejsie. To ważny krok w kierunku tworzenia środowiska sprzyjającego zarządzaniu wiedzą w firmie".

We wdrożeniu wykorzystano wyszukiwarkę Microsoft SharePoint 2013 (wersja Enterprise) oraz bazę MS SQL do przechowywania dokumentów oraz utworzono interfejs dla dostępu do dokumentów zakupowych, które są przechowywane w systemie ERP IFS FINANCE. Findwise stworzył spójny system powiązań pomiędzy dokumentami i nowy, dedykowany interfejs, uwzględniający różnorodne kategorie, zgodnie z wymaganiami klienta. Zabezpieczenia przed niepożądanym dostępem do informacji są zgodne z polityką zabezpieczeń obowiązującą w PGNiG TERMIKA SA.

Wyszukiwanie a zarządzanie wiedzą w firmie

Zdaniem ankietowanych, zbyt długi czas wyszukiwania informacji oraz niska skuteczność działania systemów wyszukiwania wpływa na:

• stratę czasu pracy (33%) – poszukiwanie informacji jest niepotrzebnym kosztem pracy; czas ten mógłby zostać wykorzystany na wykonywanie innych czynności służbowych
• obniżenie jakości pracy (21%) – sprawne dotarcie do właściwej informacji sprzyja prawidłowemu i szybszemu wykonaniu zadań
• duplikację pracy (22%) – w przypadku przedłużającego się czasu poszukiwania informacji lub braku odnalezienia informacji, pracownicy powielają pracę, która być może gdzieś indziej została już wykona (np. zestawienia, raporty)
• ograniczenie przepływu informacji (25%) – brak możliwości odnalezienia pracownika posiadającego informację skutkuje brakiem przepływu wiedzy i dotychczasowych doświadczeń w odpowiednim obszarze.

(gz)